Nach der Rechtsprechung dient eine Abmahnung dazu, den Arbeitnehmer darauf hinzuweisen, dass er seine Vertragspflichten verletzt und sein Arbeitgeber mit der Arbeitsleistung seines Arbeitnehmers nicht zufrieden ist. Sie hat eine Warnfunktion und soll dem Arbeitnehmer die Möglichkeit geben, sein Verhalten zu ändern. Darüber hinaus ist sie Wirksamkeitsvoraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung.
Zwar unterliegt die Abmahnung keiner bestimmten Form. Aus Beweisgründen sollte sie jedoch immer schriftlich erfolgen. Hierbei muss der Arbeitgeber das Fehlverhalten so genau wie möglich beschreiben. Pauschale Vorwürfe wie „Sie haben häufig von Ihrem Vorgesetzten angeordnete Arbeiten nicht erledigt“ sind nicht ausreichend. Der Arbeitgeber muss das Fehlverhalten klar als vertragswidriges Verhalten rügen und seinen Arbeitnehmer auffordern, dieses Verhalten zukünftig zu unterlassen. Schließlich ist der Arbeitnehmer eindeutig darauf hinweisen, dass er im Wiederholungsfall mit einer Kündigung rechnen muss.
Der Arbeitnehmer hat zwei Möglichkeiten sich gegen die ausgesprochene Abmahnung zu wehren. Er kann zum einen eine Gegendarstellung zu den Vorwürfen verfassen und den Arbeitgeber auffordern, diese in der Personalakte aufzunehmen. Zum anderen hat er die Möglichkeit, eine unberechtigte Abmahnung im Klagewege entfernen zu lassen.